1. Inleiding
Bruno CAIRON, Transition Manager bij de EXPERING gemeenschap, deelt zijn ervaring in het beheer van grote industriële projecten, na meer dan 26 jaar in multi-sector management (nucleair, marine, industrieel en farmaceutisch). Zijn laatste opdracht via EXPERING duurde meer dan 2 jaar in de farmaceutische sector, een boeiende en uitdagende opdracht voor onze ervaren Manager.
2.WAT ZIJN DE AANBEVELINGEN VOOR HET UITVOEREN VAN EEN GROOTSCHALIG PROJECT?
Mijn ervaring op het gebied van projectmanagement, en meer specifiek in grote industriële projecten van meer dan €100 miljoen, brengt me ertoe een paar aanbevelingen te doen voor het succesvol volbrengen van de missie van de projectdirecteur.
Naar mijn mening omvat de beslissing om aan een project te beginnen en de financiering ervan een aantal essentiële stappen, waarvoor besluitvormers en financiers snelheid van uitvoering eisen.
Deze stappen zijn echter essentieel en ik zal ze hier beschrijven.
> 1) haalbaarheidsstudie == budget +/- 50%.
> 2) voorontwerpstudie == budget +/- 20%.
> 3) voorontwerpstudie == budget +/- 10%.
Het overschrijden van de tijd die nodig is voor deze studies brengt een industrieel, plannings- en kostenrisico met zich mee.
Het is daarom noodzakelijk om een risicoportefeuille te openen en een envelop “Project en onvoorziene omstandigheden op locatie” op te nemen.
3. Wat gebeurt er nadat de financiering is goedgekeurd en het project is gestart?
Zodra er een akkoord is over de lancering (budget, streefdatum), moet er een projectmanagementteam worden samengesteld met de besluitvormers (en de tijd dat ze betrokken zullen zijn bij het project) die het engineeringteam zullen ondersteunen tijdens de ontwerp-, productie- en testfasen.
Het gekozen ingenieursbureau moet een audit ondergaan voordat het een contract krijgt.
Deze audit moet betrekking hebben op :
- interne en externe capaciteit via hun partnerschappen
- de vaardighedenmatrix (ontwikkeling van een RACI)
- interne communicatie
- de mogelijkheid om aan de voet van de structuur te werken
- de snelheid waarmee vaardigheden worden opgetuigd
4. Hoe beheer je een project?
Het project wordt langs 2 assen gemanaged: planning en kwaliteit. Het resultaat van deze factoren is budgetcontrole.
Projectplanning vormt de kern van activiteitsmanagement en een uitsplitsing van werkpakketten is absoluut essentieel, samen met budgetten en de beoogde personeelsbezetting, om de kosten tijdens de hele duur van het project onder controle te houden.
Het project is onderverdeeld in industriële en financiële mijlpalen. Deze zullen voortdurend worden bewaakt door middel van verschillende beoordelingen zoals :
- bestuursvergadering
- HSE-vergadering
- vervolg planningsbijeenkomst
- kwaliteitsvergadering
- begrotingsvergadering
- vergadering risicoportefeuillebeheer
- HR-vergadering
5. Wat vind ik van het belang van het projectteam?
Een project bestaat uit een projectmanagementteam en een projectmanagementteam die nauw met elkaar verbonden zijn door een contract. Samenwerking aan de voet van het project verdient de voorkeur.
Rollen en verantwoordelijkheden worden vastgesteld, gepresenteerd en gedeeld door middel van een RACI. Teambuilding is een zeer belangrijk moment in het leven van het project.
We moeten de vaardigheden en synergieën vinden om SAMEN te werken. Er moeten functiebeschrijvingen worden geschreven en aan elke werknemer worden gepresenteerd. Werving is essentieel voor het succes van het project.
Een industrieel project is een technische en menselijke uitdaging. Het staat altijd in de Fast Track-modus, omdat de tijd tegenwerkt voor de uitvoerende medewerkers en de financiers hun investering snel terug willen hebben.
Interne communicatie is daarom een sleutelfactor voor succes: werken als een team (we gaan samen de Everest beklimmen), maar ook weten hoe je naar medewerkers moet luisteren en hen de vrijheid geven om hun vaardigheden in het voordeel van het project te gebruiken.
Tijdens het hele project zijn adempauzes nodig om de balans op te maken en successen te vieren.
6. En hoe zit het met de projectdirecteur?
Aan het hoofd van het project staat de projectmanager, de 1e in lijn, de persoon die het hele team zal volgen om de mijlpalen te bereiken.
Ze moeten afstand kunnen nemen, situaties analyseren, anticiperen op crises en reageren op het onverwachte.
Het wordt ondersteund door een hecht team dat altijd klaarstaat en vertrouwt op de vaardigheden van zijn werknemers om aan de voortdurende eisen van het project te voldoen.
De sleutel tot een succesvol projectteam is vertrouwen, ambitie, nauwkeurigheid en beschikbaarheid, en dat alles met een glimlach.
Ongeacht de sector van industriële activiteit (nucleair, farmaceutisch, chemisch, IT, enz.) is projectmanagement gebaseerd op methodes en betrokkenheid. Er is geen vooruitgang mogelijk zonder checks and balances.
Bruno CAIRON
